《档案管理制度》

　　档案管理制度

　　第一条.为了加强公司档案系统管理，实现档案管理的规范化、制

　　度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法相关规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。

　　第二条.凡公司各部门及所属各单位工作活动中形成的具有备查利

　　用价值的文件材料，必须按规定定期向公司档案室移交，集中管理，各部门、单位及个人不得据为己有。

　　第三条.公司档案公司实行统一领导，分级管理，分级查阅的原则。

　　其中：一级管理是指公司人事行政部的统筹管理，由人事行政部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门档案管理工作。

　　第四条.公司档案管理工作的分散与集中。

　　1、与公司财务有关的资料由财务管理部保管。

　　2、有关人事方面的资料，由人事行政部人事专员保管。

　　3、属工程项目方面的资料，由工程管理部保管，并于每季度末将档案清单交到人事行政部档案员备案留存；其中，属于或专业主管部门审批的图纸，批文或批件一律交由人事行政部归档保管，本部门可视情况保留复印件，在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案交到人事行政部档案室同意保管。

　　4、开发部负责工程资料的临时保管，并在每月初第一个工作日向人事行政部档案室移交上个月已办结的材料，但属机密级以上

《档案管理制度》

　　档案资料是各项社会实践活动的真实记录，是各项职能的具体反映，公路工程建设监理档案资料是公路工程建设监理的职能和工作内容；是制止公路工程建设行为的随意性和盲目性；保证建设行为符合国家法律、法规和有关；保证施工程序、质量按规范的要求实施，进度、造价按计划、合同实行。

　　1、对施工单位日常施工资料的真实性、完整性进行检查。

　　2、对表格填写中的问题给予解答。如表格中有产生歧义及疑问的地方，应及时向业主或总监理工程师办公室请示，并将答复及时反馈施工单位。

　　3、完成监理抽检资料和评定资料以及对所辖合同段的档案资料进行检查、督导、汇总和移交。

　　4、为实现公路工程竣工资料规范化、标准化的'管理目标，驻地监理办在工程监理过程中必须使用建设单位统一印制的抽检检查表格及指令性表格。

　　5、从建设项目开工之日起，驻地监理办安排专人收集、分类整理存档的文件、重要会议记录、变更设计文件、综合管理类的往来文件、筹建资料及工程监理过程中采集的照片、底片、音像、图片、磁盘、光盘等非纸张载体资料，

　　力求做到资料整理与施工进度同步。在对建设项目的形成、积累的资料分阶段进行整理、归档和保管工作中，属于建设单位归档范围的档案资料，驻地监理办应按时整理，工程竣工后移交建设单位。移交前综合管理类文件、重要会议记录、变更设计文件及非纸张载体资料按年度、按合同段、按问题、按保管期限进行整理；抽检资料按合同段、以每公里为单元或按单位工程、分部、分项工程以方向进行整理。

　　6、驻地监理办设一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理本建设项目在监理过程中形成的档案资料，并配备必要的档案设备。

　　7、驻地监理办必须做好档案资料的管理工作，对管理处、总监办、驻地监理办、承包人、地方、设计单位之间的有关质量、进度、费用及其它的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。

《档案管理制度》

　　(1)档案、资料工作人员要严格遵守单位有关管理制度,确保档案资料的绝对安全。

　　(2)要认真保管好档案资料,末经允许,不准将档案、资料带到公共场所、家中及游览、参观、探亲访友,不准将档案资料外借出私人。

　　(3)凡借阅档案、商业资本严格履行审批手续,需要摘录的要记录在登记册上。

　　(4)要做好防火、防潮、防光、防虫、防鼠工作。

　　(5)节假日前,要由领导同管理人员对办公室认真进行一次安全检查之后进行查封。

　　(6)档案、资料工作人员对工作要认真负责任,坚守岗位,如发生意外事件要立即报告并积极采取有效措施。

《档案管理制度》

　　1、目的

　　为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度。

　　2、适用范围

　　佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。

　　3、原则

　　统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性；

　　4、职责

　　4.1本部人力资源职能部门

　　4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。

　　4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。

　　4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。

　　4.2各下属分公司人力资源职能部门

　　4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心A系列员工的'人事档案。

　　4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。

　　4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。

　　4.3各物业服务中心

　　4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心B系列员工的人事档案。

　　4.3.2负责B系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。

　　5、内容

　　5.1人事档案管理流程

　　5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。

　　5.3档案编码

　　5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。

　　5.3.2 E—HR系统中的员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为A。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序A00012”。

　　5.4档案查阅权限

　　5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。

　　5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。

　　5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属B系列员工的档案。

　　5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。

　　5.5人事档案借阅手续

　　由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。

　　5.6档案调动

　　跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。

　　5.7离职员工档案

　　5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。

　　5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理。

　　5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。

　　5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档。

　　5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。

　　6、附则

　　6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。

　　6.2附件

　　人事档案资料封面

　　人事档案存档目录人事档案借阅申请表

　　人事档案移交清单人事档案销毁审批表（B系列员工）

　　佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日